Mit Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes (Gemeinsame Richtlinie zur Umsetzung des Gesetzes für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen (Hinweisgeberschutzgesetz - HinSchG)) unterfällt die Stiftung Kunstsammlung Nordrhein-Westfalen der Verpflichtung, eine Meldestelle einzurichten. 
Hierüber können natürliche Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit, Informationen über Verstöße erlangt haben, diese an uns übermitteln. Das Hinweisgeberschutzgesetz dient auch dazu, hinweisgebende Personen und Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, zu schützen. 

Was kann gemeldet werden? 
Gemeldet werden können gemäß § 2 HinSchG insbesondere begründete Verstöße die straf- und bußgeldbewährt sind oder alle weiteren dort aufgeführten Verstöße und Regelungen. Informationen über Verstöße sind begründete Verdachtsmomente oder Wissen über tatsächliche oder mögliche Verstöße, welch, bereits begangen wurden oder sehr wahrscheinlich erfolgen werden, sowie über Versuche der Verschleierung solcher Verstöße.

Wer kann Verstöße melden? 
Gem. § 1 HinSchG können natürlichen Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die nach diesem Gesetz vorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen (hinweisgebende Personen).
Wie werden Hinweisgeber*innen geschützt? 
Alle Meldungen werden streng vertraulich und schützenswert behandelt. Gemäß § 9 HinSchG wird die Identität einer hinweisgebenden Person, die vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße meldet, nicht geschützt.

Wie kann man Hinweise abgeben? 
E-Mail: meldestelle@kunstsammlung.de
Schreiben über den Postweg an: 
Stiftung Kunstsammlung Nordrhein-Westfalen

Meldestelle
Grabbeplatz 5  
40213 Düsseldorf 

Was passiert nach der Meldung? 

1. Bestätigung Eingang der Meldung (soweit möglich)
2. Prüfung des sachlichen Anwendungsbereichs nach § 2 des HinSchG 
3. Prüfung der Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung 
4. Ggf. werden weitere Informationen vom Hinweisgeber*innen angefordert
5. Ggf. werden Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG ergriffen
6. Innerhalb von 3 Monaten Rückmeldung an die Hinweisgeberin/den Hinweisgeber (soweit möglich) 

Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person darf nur insoweit erfolgen, als dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.
 
Datenschutzerklärung zum Hinweisgebersystem
Information nach Art. 13 EU-DSGVO

Die Stiftung Kunstsammlung NRW verarbeitet zur Erfüllung ihrer gesetzlichen und (vor-) vertraglichen Pflichten personenbezogene Daten. Dazu gehören auch die Daten, die die Stiftung Kunstsammlung NRW über Sie erhoben hat. Um Sie über die Datenverarbeitung und Ihre Rechte aufzuklären und ihrer Informationspflicht nach Artikel 13 und 14 der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nachzukommen, informiert Sie die Stiftung Kunstsammlung wie folgt:

Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen
Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Ziff. 7 Datenschutz-Grundverordnung, sonstiger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltenden Datenschutzgesetze und anderer Bestimmungen mit datenschutzrechtlichem Charakter für die Website www.kunstsammlung.de ist:
Stiftung Kunstsammlung Nordrhein-Westfalen  
Grabbeplatz 5  
40213 Düsseldorf  
Tel +49 (0)211 8381-204  
Fax +49 (0)211 8381-201  
www.kunstsammlung.de
E-Mail: service(at)kunstsammlung.de

Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten
Der Datenschutzbeauftragte des für die Verarbeitung Verantwortlichen ist:
Herr Guido Bakenecker  
microPLAN IT-Systemhaus GmbH  
Spatzenweg 2  
48282 Emsdetten  
Tel. +49 (0)2572 9365-77

Kategorien personenbezogener Daten
Im Rahmen des Hinweisgebersystems werden folgende Daten verarbeitet: Angaben über die beschuldigte Person (z. B. Name, Vorname, Titel, Kontaktdaten, Position und Angaben zur Beschäftigung), Angaben über die (angeblichen) Verhaltensverstöße sowie die entsprechenden Sachverhalte. Da das Meldeverfahren der (Unternehmen) regelt, dass Hinweise anonym erfolgen können, werden, falls Hinweisgeber*innen sich nicht selbst anders äußern, keine personenbezogenen Daten über sie erhoben. Anderenfalls kommen personenbezogene Angaben wie Name der meldenden Person, ihre Kontaktdaten und ggf. auch die Umstände ihrer Beobachtung in Betracht.

Zweck der Datenverarbeitung
Zweck der Datenverarbeitung im Rahmen des Hinweisgebersystems ist die Entgegennahme und Aufklärung von schwerwiegenden Verdachtsfällen über Regelverstöße bei der Stiftung Kunstsammlung NRW, insbesondere über strafbare Handlungen im Bereich der Wirtschaftskriminalität und Korruption.

Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung
Personenbezogene Daten des Hinweisgebers werden in der Regel auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO i.V.m § 12 HinSchG verarbeitet. In den übrigen Fällen erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten im Hinweisgebersystem auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO zur Wahrung des überwiegenden berechtigten Interesses der Stiftung Kunstsammlung NRW. Dieses berechtigte Interesse liegt in der Korruptionsprävention und –bekämpfung sowie darin, schwerwiegende Verdachtsfälle über andere Regelverstöße in Zusammenhang zu bearbeiten und und ihre Beschäftigten vor dadurch möglichen Schäden zu schützen. Da die Meldung von Verstößen rechtliche Konsequenzen durch z. B. Strafverfolgung, Schadenersatzforderungen und immensen Imageschaden vermeiden hilft, überwiegen die schutzwürdigen Interessen der Betroffenen an dem Ausschluss der Verarbeitung oder Nutzung nicht.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Die Stiftung Kunstsammlung NRW stellt grundsätzlich sicher, dass Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich für eine begrenzte Anzahl von befugten Personen zugänglich sind, die diese Daten für die Bereitstellung der oben genannten Verarbeitungszwecke kennen müssen.
Sofern es zur Aufklärung des Sachverhalts erforderlich sein sollte, können personenbezogene Daten an einzelne, sorgfältig ausgewählte Personen übermittelt werden. Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Eine Weitergabe oder sonstige Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nicht, es sei denn, dass dies zu Zwecken der Strafverfolgung erforderlich ist. Sofern gesetzliche Bestimmungen oder Anordnungen staatlicher Organe dies erforderlich machen, können personenbezogene Daten an diese herausgegeben werden.

Dauer der Datenspeicherung
Personenbezogene Daten werden für die Dauer aufbewahrt, die zur Aufklärung und abschließenden Beurteilung des Hinweises notwendig ist. Nach Abschluss der Untersuchungen werden die personenbezogenen Daten innerhalb einer angemessenen Frist von regelmäßig 1 Monat und entsprechend der gesetzlichen Vorgaben gelöscht. Im Falle der Einleitung von gerichtlichen und/oder disziplinarischen Verfahren kann eine Aufbewahrung bis zum Verfahrensabschluss bzw. bis zum Ablauf von Rechtsbehelfsfristen erfolgen. Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit grundlos abgegebenen Hinweismeldungen werden unverzüglich gelöscht.

Datensicherheit
Die Stiftung Kunstsammlung NRW setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, um die durch Nutzung des Hinweisgebersystems zu verwaltenden personenbezogenen Daten bei ihrer Erhebung, Verarbeitung und Nutzung vor unbefugtem Zugriff, Weitergabe, Missbrauch, Manipulationen, Verlust und Zerstörung zu schützen. Eingesetzte Dienstleister sind in gleichem Maße verpflichtet.

Automatisierte Entscheidungsfindung
Im Rahmen des Hinweisgebersystems findet keine automatisierte Entscheidungsfindung gem. Art. 22 DSGVO statt.

Betroffenenrechte
Als Betroffener haben Sie das Recht auf Auskunft der über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten zu. Die Identität des Hinweisgebers bleibt von diesem Auskunftsrecht grundsätzlich ausgenommen. Sofern durch die Wahrnehmung dieses Rechts die Sachverhaltsaufklärung oder die Sicherung erforderlicher Beweise gefährdet ist, ist es der Stiftung Kunstsammlung NRW gestattet, dem Recht erst zu einem späteren Zeitpunkt zu entsprechen. Sie haben darüber hinaus bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, unrichtige Daten korrigieren, ändern, sperren oder löschen zu lassen. Weiterhin steht Ihnen jederzeit ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu. Anfragen zur Ausübung der Betroffenenrechte nach Art. 15-21 DSGVO kann sich die betroffene Person an die verantwortliche Stelle ( s.o. unter 1. ) richten.